# 데이터 관리

**\[통합설정 > 데이터관리]**에서는 다우오피스에서 관리하는 데이터에 대한 정책을 설정할 수 있습니다.

* **용량 관리:** 전체 용량 정보 및 앱별 사용량 상세 조회
* **파일 업로드 및 업로드 데이터 정책:** 첨부파일 용량 제한, 업로드 제한 확장자 설정, 대화 보관기간 및 첨부파일 목록 관리
* **부서/멤버별 데이터 관리:** 부서별 자료 관리, 계정별 사용량 조회 및 용량 추가
* **데이터 백업:** 전자결재, 게시판, 전사문서함 자료 다운로드 (백업)

{% hint style="success" %}
**To. 기존 고객 ♥️**

기존 다우오피스의 메뉴가 **다우오피스 4.0에서 어떻게 변경되었는지 확인**하려면, 아래 **\[메뉴 변경 사항 매핑]** 표를 참고해 주세요.
{% endhint %}

***<메뉴 변경 사항 매핑 표>***

| 기존 다우오피스: 사이트어드민 (As Is)      | 다우오피스 4.0: 통합설정 > 데이터 관리 (To Be)                                                                                                                 |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| 기본관리 > 공용 용량 현황               | <mark style="background-color:yellow;">**1) 용량 관리 > 용량 사용 현황**</mark>                                                                            |
| 기본관리 > 용량 요청 관리               | <mark style="background-color:yellow;">**2) 용량 관리 > 용량 요청 관리**</mark>                                                                            |
| -                             | <mark style="background-color:yellow;">**3) 용량 관리 > 용량 알림 설정**</mark>**&#x20;**<mark style="color:red;background-color:yellow;">**(New)**</mark> |
| <p>메뉴관리 > PC메신저/모바일 첨부파일      |                                                                                                                                                  |
| <br>메뉴관리 > 게시판 > 게시판 기본설정     |                                                                                                                                                  |
| <br>메뉴관리 > 커뮤니티 > 커뮤니티 기본설정   |                                                                                                                                                  |
| <br>메뉴관리 > 자료실 > 자료실 기본설정</p> | <p><mark style="background-color:red;"><strong>4) 업로드 정책 관리> 업로드 정책 관리</strong></mark><br>(\*첨부파일을 업로드하는 모든 앱의 정책 관리)</p>                        |
| 메뉴관리 > PC메신저/모바일 데이터 관리       | <mark style="background-color:red;">**5) 업로드 데이터 관리 > 업로드 데이터 관리**</mark>                                                                        |
| 조직관리 > 조직설계 > 부서자료            | <mark style="background-color:blue;">**6) 부서 데이터 관리 > 부서 데이터**</mark>                                                                            |
| 조직관리 > 조직 삭제목록                | <mark style="background-color:blue;">**7) 부서 데이터 관리 > 삭제 부서 데이터**</mark>                                                                         |
| 조직관리 > 멤버통합관리                 | <mark style="background-color:blue;">**8) 멤버 데이터 > 멤버 데이터 관리**</mark>                                                                            |
| 기본관리 > 데이터 백업                 | <mark style="background-color:blue;">**9) 데이터 백업 > 데이터 백업 관리**</mark>                                                                            |

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### <mark style="background-color:yellow;">1️⃣ 용량 관리 > 용량 사용 현황</mark>

\[용량 사용 현황]에서는 다우오피스의 전체 용량 사용 정보를 확인할 수 있습니다.

<figure><img src="/files/v1ixy1OTjn4gHb75W9Ka" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**① 용량 사용 현황:** 전체 용량, 사용 중인 용량, 사용 가능한 용량, 포털별 사용량을 한눈에 모니터링할 수 있습니다. 또한, \[용량 늘리기] 버튼을 클릭하면, 고객포털로 이동하여 용량 추가 상품을 구매할 수 있습니다.

**② 사용량 상세 정보:** 앱별로 사용 중인 용량을 더 자세히 확인할 수 있습니다.

***

### <mark style="background-color:yellow;">2️⃣ 용량 관리 > 용량 요청 관리</mark>

\[용량 요청 관리] 기능은 임직원이 메일 또는 자료실의 용량 추가를 요청할 수 있도록 설정할 수 있는 항목입니다. 해당 기능을 활성화하면, 사용자가 요청한 내역을 확인하고 즉시 추가 용량을 부여할 수 있습니다.

<figure><img src="/files/RCkaB5Y7KwihIm9RkP5m" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

### <mark style="background-color:yellow;">3️⃣ 용량 관리 > 용량 알림 설정</mark> <mark style="color:red;background-color:yellow;">(New)</mark>

\[용량 알림 설정]은 사용 중인 용량이 설정한 기준치를 초과할 경우, 관리자가 이를 사전에 인지하고 조치할 수 있도록 알림을 발송하는 기능입니다. 이 기능은 다우오피스 4.0에 새롭게 추가되었습니다.

* **알림 기준:** 사용량이 설정한 비율(예: 70%\~100%) 이상이 되면, 데이터 관리자에게 알림이 전송됩니다.
* **알림 방법:** 알림, 이메일 등 원하는 알림 방법을 선택할 수 있습니다.
* **용량이 100%를 초과하는 경우에는** 별도 안내 레이어가 노출됩니다.

<figure><img src="/files/AoUPQN7XlCN4WwI0VqjO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

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### <mark style="background-color:yellow;">4️⃣ 업로드 정책 > 업로드 정책 관리</mark>

\[업로드 정책 관리]는 다우오피스 내에서 업로드 할 수 있는 파일의 용량 및 확장자에 대한 정책을 설정하는 기능입니다. 고객사의 보안 및 데이터 관리 정책에 따라 아래 항목을 설정할 수 있습니다.

<figure><img src="/files/kIISzhIir7VEaRs6I1R9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**① 첨부파일 용량 제한:** 메일, 게시판 등에서 첨부 가능한 파일의 최대 크기를 설정할 수 있습니다.

{% hint style="info" %}
단, 파일 1개당 최대 1GB를 넘을 수 없습니다.
{% endhint %}

**② 업로드 불가 확장자 설정**

* 보안상 제한이 필요한 파일 확장자를 등록하면, 해당 확장자를 가진 파일은 업로드가 차단됩니다.
* 확장자 제한은 전체 앱 또는 특정 앱(예: 전자결재, 게시판, 자료실 등)에 개별 적용할 수 있습니다.

{% hint style="info" %}
기본적으로 보안 위험이 높은 일부 확장자는 시스템 차원에서 자동 제한됩니다. (예: .exe, .js, .dll 등)
{% endhint %}

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### <mark style="background-color:red;">5️⃣ 업로드 데이터 관리</mark>

\[업로드 데이터 관리]는 대화 앱(PC 메신저, 모바일)에서 전송된 대화 내용 및 첨부파일의 보관 기간을 설정하고, 첨부파일 목록을 관리할 수 있는 기능입니다.

<figure><img src="/files/g8S9Q2bWe6Pmxq7aZbx4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**① 보관 기간 설정**

* 대화 앱을 통해 업로드된 대화/첨부파일 데이터를 보관할 기간(최대 365일)을 설정할 수 있습니다.
* 설정된 기간이 지나면 해당 데이터는 자동으로 삭제되며, 삭제된 데이터는 복구되지 않습니다.

**② 첨부파일 목록 관리**

* 사용자별로 등록된 첨부파일 목록을 조회할 수 있으며, 필요 시 첨부파일을 선택하여 삭제할 수 있습니다.
* 업무상 필요한 파일이 포함될 수 있으므로 삭제 시 주의가 필요합니다.

***

### <mark style="background-color:blue;">6️⃣ 부서 데이터 관리 > 부서 데이터</mark>

\[부서 데이터]는 각 부서별로 생성된 데이터(전자결재, 게시판, 보고서, 주소록 등)의 보유 현황을 조회하고 관리할 수 있는 기능입니다.

<figure><img src="/files/NDvrKttNairM5EuOKztM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* 조직도에서 부서를 선택하면 각 부서별로 생성한 데이터를 확인할 수 있습니다.
* 선택한 부서의 전자결재 문서, 게시판 글, 보고서, 주소록처럼 부서 단위로 관리하는 기능이 포함된 앱에 한정하여 데이터 개수와 용량을 확인할 수 있습니다.
* 부서별로 데이터 사용량을 파악하고, 불필요한 데이터 정리나 다른 부서로의 이관 등의 관리 조치를 취할 수 있습니다.

***

### <mark style="background-color:blue;">7️⃣ 부서 데이터 관리 > 삭제 부서 데이터</mark>

\[삭제 부서 데이터]는 조직도에서 삭제된 부서의 데이터를 관리하는 기능입니다.

<figure><img src="/files/4Egb5fW5VYAw4UXHMZYB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* 삭제된 부서와 데이터를 확인할 수 있으며, 전자결재 문서, 게시판 글, 보고서, 주소록처럼 부서 단위로 관리하는 기능이 포함된 앱에 한정하여 데이터 개수와 용량을 확인할 수 있습니다.
* 첨부파일 삭제, 부서 완전 삭제, 다른 부서로 이관 등의 관리 조치를 취할 수 있습니다.

***

### <mark style="background-color:blue;">8️⃣ 멤버 데이터 관리 > 멤버 데이터 관리</mark>

\[멤버 데이터 관리]는 조직 내 개별 사용자의 데이터 사용 현황을 조회하고, 계정별 용량을 효율적으로 관리할 수 있는 기능입니다.

<figure><img src="/files/oFKB91larw07nJw9q5tG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**① 멤버 정보:** 전체 멤버 수, 중지 계정 수, 사용 가능한 용량을 한눈에 확인할 수 있습니다.

**② 계정별 데이터 사용량 확인:** 각 사용자의 메일 및 자료실 사용량을 GB 단위로 확인할 수 있으며, 전체 용량 대비 사용 비율도 함께 표시됩니다.

**③ 계정 검색 및 필터링:** 이름 또는 계정으로 검색하거나 계정 상태(정상/중지/휴면) 기준으로 필터링할 수 있습니다.

**④ 용량 상세설정 및 멤버 용량 추가:** 개별 사용자에게 추가 용량을 부여하거나, 용량 상세 설정을 통해 용량 배분을 조정할 수 있습니다. 복수의 사용자를 선택하여 일괄적으로 용량을 부여할 수 있습니다.

***

### <mark style="background-color:blue;">9️⃣ 데이터 백업 > 데이터 백업 관리</mark>

\[데이터 백업 관리]는 전자결재, 게시판, 전사문서함 등 다우오피스 내 주요 문서 데이터를 백업 파일로 다운로드할 수 있도록 지원하는 기능입니다.

<figure><img src="/files/pqK3eey7MwPv2BxVkvTG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **백업 대상:** 전자결재, 게시판, 문서함에서 생성된 문서
* **백업 방식:** 원하는 콘텐츠별로 기간과 폴더를 지정하여 백업이 가능합니다.
* **파일 형태:** 압축 파일 형태(ZIP)로 다운로드 가능하여 로컬 보관 또는 외부 저장소에 저장할 수 있습니다.

{% hint style="info" %}
\[**데이터 백업 바로가기]** 버튼을 클릭하면, **아래와 같은 백업 실행 화면으로 이동**할 수 있습니다. 상세 조건을 지정한 후, \[백업 가능 여부 확인]을 클릭하면 백업이 진행됩니다.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/v5wfuWRc3kG2XAnxoB1F" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://daouoffice.gitbook.io/4.0/updates/setting/data.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.